Jednolity Plik Kontrolny – subiektywnie

1 stycznia 2018 r. wyznacza dla każdego przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, ale również dla  innych będących „mikroprzedsiębiorcami” w rozumieniu art. 104 Ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, istotną cezurę czasową. Wchodzące w tym dniu w życie zmiany obejmują bowiem zmianę sposobu prowadzenia ewidencji podatkowo-księgowych oraz nakładają na mikroprzedsiębiorców nowe obowiązki sprawozdawcze wobec administracji podatkowej.

Przede wszystkim, od 1 stycznia 2018 r. mikroprzedsiębiorcy, z wyjątkiem tych, którzy wykonują czynności zwolnione z podatku od towarów i usług lub u których sprzedaż jest zwolniona z tego podatku, zobowiązani są prowadzić ewidencję na potrzeby podatku vat w formie elektronicznej (art. 109 ust. 3 i ust. 8a Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Obowiązek ten nie stanowi jeszcze poważnej zmiany dla mikroprzedsiębiorców, bowiem zdecydowana większość z nich wystawia faktury sprzedażowe w programach informatycznych, a co za tym idzie, już w tej chwili prowadzi od dłuższego czasu ewidencję sprzedaży VAT w formie elektronicznej, na co każdy program informatyczny do fakturowania pozwala. Podkreślić jednak warto, że ewidencja musi uwzględniać nie tylko sprzedaż wykazywaną wyłącznie fakturami VAT, ale również sprzedaż ewidencjonowaną na kasie fiskalnej w formie paragonowej (dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych). I tu pojawić się może konieczność zmiany lub zakupu lepszej wersji stosowanego dotychczas oprogramowania do fakturowania, a być może również i drukarki fiskalnej tak, by w ramach ewidencjonowania sprzedaży za pomocą programu komputerowego automatycznie do ewidencji tej wprowadzana była również sprzedaż paragonowa. Nie jest to dla mikroprzedsiębiorców dobra wiadomość. O ile bowiem ceny oferowanych na rynku programów informatycznych do fakturowania nie są wygórowane, o tyle zakup drukarki fiskalnej, którą można powiązać z komputerem i programem informatycznym do fakturowania, to już spory koszt. O wiele korzystniejszym rozwiązaniem, zwłaszcza dla przedsiębiorców rzadko korzystających z kasy fiskalnej oraz takich, którzy z kasy fiskalnej korzystają na co dzień, ale nie chcą wymieniać jej na drukarkę fiskalną jest zakup licencji na bardziej kompleksowy program informatyczny – nie tylko pozwalający na ewidencjonowanie sprzedaży, ale i pozwalający na prowadzenie księgowości w formie elektronicznej. Z punktu widzenia mikroprzedsiębiorców jest to szczególnie istotne, bowiem większość z nich, nie będąc zobowiązanymi do prowadzenia pełnej księgowości, poprzestaje na podatkowej książce przychodów i rozchodów. Często zdarza się jednak, że oferowane programy informatyczne do prowadzenia księgowości są niezwykle skomplikowane i niezbyt intuicyjne. Z jednej strony spowodowane jest to stopniem skomplikowania przepisów rozporządzeń dotyczących zasad prowadzenia ksiąg podatkowych, ale przede wszystkim z przyjętych przez twórców programów rozwiązań technicznych.

Z powyższych względów wartym rozważenia alternatywnym rozwiązaniem jest prowadzenie księgowości w internecie. Wiele firm daje możliwość prowadzenia księgowości internetowej, która oferując wszystkie zalety księgowych programów informatycznych, pozbawiona jest jednocześnie ich technicznego skomplikowania, a przy tym umożliwia także składanie wszelkich deklaracji podatkowych za ich pośrednictwem, przypomina o terminach ich złożenia, terminach zapłaty podatków i składek ZUS oraz zapewnia rzetelne wsparcie techniczne dostępne telefonicznie lub mailowo praktycznie w dowolnej chwili, a nierzadko również profesjonalne wsparcie księgowe. I wreszcie realizację drugiego, istotniejszego, niż prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej, obowiązku, nałożonego przepisem art. 82 §1b Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa  – możliwość generowania i wysyłki pliku JPK_VAT. Cena rocznego abonamentu na wspomnianą usługę jest przy tym porównywalna z kosztami licencji i aktualizacji programów informatycznych do księgowości.

Ostatnią możliwość dla mikroprzedsiębiorców stanowi oddanie wszelkich sprawa związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz przekazywaniem plików JPK biurom księgowym. Ceny usług księgowych, choć oczywiście wyższe, niż ceny zakupu programów informatycznych do księgowości, a tym bardziej abonamentów na prowadzenie księgowości internetowej, są dość konkurencyjne i nie stanowią dużego obciążenia finansowego dla przeciętnego mikroprzedsiębiorcy. Powierzenie prowadzenia księgowości firmowej biuru księgowemu rekomendowane jest zwłaszcza przedsiębiorcom zatrudniającym pracowników oraz prowadzącym działalność generującą znaczną ilość dokumentów księgowych, ale również wszystkim tym, którzy nie czują się na siłach, by samodzielnie śledzić zmieniające się regulacje podatkowo-księgowe oraz czuwać nad prawidłowością prowadzenia dokumentacji rachunkowej.

Profil zaufany, czy podpis kwalifikowany?

Jeśli mikroprzedsiębiorca zdecydował się na dalsze prowadzenie ksiąg rachunkowych we własnym zakresie, bez korzystania z pomocy księgowego, musi zaopatrzyć się w narzędzie pozwalające na podpisanie przesyłanego pliku JPK. Nie wystarcza tu bowiem weryfikacja za pomocą podania kwoty przychodu za określony rok podatkowy, jak to ma miejsce choćby w przypadku składania deklaracji VAT-7 w formie elektronicznej. Rozwiązania są dwa - przedsiębiorca ma do wyboru albo skorzystanie z bezpłatnej usługi oferowanej w ramach Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) i założenie profilu zaufanego (eGo), który pozwoli na weryfikowanie tożsamości w kontaktach z administracją publiczną (nie tylko skarbową i nie tylko na potrzeby składania plików JPK) we wszelkich sprawach urzędowych załatwianych przez Internet albo zakup urządzenia pozwalającego na podpisywanie dokumentów elektronicznych podpisem kwalifikowanym, co stanowi usługę komercyjną oferowaną przez wyspecjalizowane firmy informatyczne.

Profil zaufany na platformie ePUAP założyć można na trzy sposoby: poprzez udanie się osobiście do punktu potwierdzającego (urzędu miasta/gminy, starostwa powiatowego, urzędu skarbowego, urzędu wojewódzkiego, oddziału ZUS lub polskiego konsulatu), gdzie urzędnik utworzy profil; poprzez rejestrację na stronie internetowej i potwierdzenie osobiście tożsamości w punkcie potwierdzającym; bez wychodzenia z domu – za pomocą bankowości internetowej, o ile dany bank oferuje taką usługę. Założenie profilu zaufanego nie wiąże się z żadnymi opłatami. Szczegółowe informacje na temat ePUAP  uzyskać można na stronie internetowej https://epuap.gov.pl/wps/portal, natomiast na temat samego profilu zaufanego na stronie https://pz.gov.pl/pz/index. Ważność profilu zaufanego jest ograniczona w czasie i należy go odnawiać co 3 lata.

Podpis kwalifikowany jest z kolei usługą całkowicie komercyjną. Jest on równoważny podpisowi własnoręcznemu i może posłużyć m.in. do elektronicznego podpisywania umów i dokumentów w obrocie handlowym i cywilnoprawnym, elektronicznego podpisywania pism kierowanych do urzędów, podpisywania faktur elektronicznych, składania deklaracji celnych i podatkowych, zarejestrowania działalności gospodarczej w CEIDG, podpisywania zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego, czy podpisywania wniosków do KRS składanych drogą elektroniczną. Aby móc korzystać z podpisu elektronicznego należy dokonać zakupu odpowiedniego urządzenia – czytnika z kartą oraz instalacji oprogramowania na komputerze, a następnie szeregu dalszych czynności, których charakterystyka zależy od konkretnego dostawcy usługi. Ponadto corocznie opłacać należy abonament za utrzymanie usługi. Niewątpliwie uzyskanie możliwości składania podpisu elektronicznego jest bardziej czasochłonne, niż założenie profilu zaufanego i wiąże się z koniecznością poniesienia kosztów, jednakże jego funkcjonalność jest znacznie szersza, niż profilu zaufanego i można wykorzystywać go nie tylko w kontaktach z administracją publiczną, co dla wielu stanowić może poważny argument za wyborem tej opcji.

Mikroprzedsiębiorcy nie zawsze przygotowani, a administracja skarbowa nie pomaga

Jak widać przygotowanie się do sprostania nowym wymogom stawianym mikroprzedsiębiorcom przez administrację skarbową wymaga od podatników podjęcia szeregu istotnych decyzji. Ale to nie jedyne problemy, z jakimi zmierzyć muszą się przedsiębiorcy. Drugim, znacznie poważniejszym problemem jest niedostateczny poziom informacji przekazywanych podatnikom przez administrację skarbową, a dotyczących już samego procesu tworzenia pliku JPK tak, by odpowiadał wymogom technicznym i był prawidłowo sporządzony. Nieprawidłowe jego sporządzenie będzie bowiem wiązało się z koniecznością złożenia korekty pliku.

Po raz pierwszy mikroprzedsiębiorcy Jednolity Plik Kontrolny dla potrzeb VAT (JPK_VAT) wyślą w lutym 2018 r. (do 25 dnia tego miesiąca). Plik przesyłany w lutym będzie obejmował dane z rejestru sprzedaży VAT i zakupów VAT za okres stycznia 2018 r. Do tego czasu powinni oni zapewnić sobie rzeczywistą możliwość wysyłki pliku. Ministerstwo Finansów uruchomiło specjalnie dla mikroprzedsiębiorców stronę internetową zawierającą szereg informacji dotyczących JPK (http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/jpk/jpk-dla-mikroprzedsiebiorcow). Na początku, osobie nieobeznanej z tematyką i dopiero zaczynającej interesować się nowymi obowiązkami, wiadomości zawarte na stronie mogą wydawać się kompletne i wystarczające na tyle, by nie martwić się o sprawną realizację zbliżającego się obowiązku wysyłki JPK. Niestety, o ile w zakresie dotyczącym technicznych narzędzi potrzebnych do wysyłki, tj. konieczności zapewnienia sobie odpowiednich instrumentów do rejestracji zdarzeń gospodarczych w formie elektronicznej oraz potrzebie posiadania profilu zaufanego lub zaopatrzenia się w podpis elektroniczny, podane informacje wydają się kompletne i przejrzyste, o tyle informacje o sposobie prawidłowego uzupełnienia pliku o niezbędne dane księgowe są nie tylko niepełne, ale momentami niespójne. Warto przytoczyć choćby kwestię ujmowania w pliku JPK_VAT obrotu rejestrowanego za pomocą kasy fiskalnej. Na wspomnianej stronie internetowej wskazuje się na obowiązek ujęcia całego miesięcznego obrotu na kasie fiskalnej za pomocą  jednego wpisu zbiorczego na podstawie fiskalnego raportu miesięcznego. W zakładce z najczęściej zadawanymi pytaniami i odpowiedziami rekomenduje się ujmowanie powyższego zdarzenia za pomocą pojęcia  „sprzedaż paragonowa”. W odpowiedzi na kolejne pytanie dotyczące podobnego zagadnienia rekomenduje się już jednak dokonanie wpisu pod hasłem "raport fiskalny okresowy". Dysonans ten nie został wyjaśniony przez Krajową Informację Skarbową do tej pory.

Jeszcze innym problemem, z którym spotkać mogą się mikroprzedsiębiorcy przy ujmowaniu w pliku JPK obrotu z kasy fiskalnej jest kwestia wpisania właściwej daty wystawienia. Z uzyskanych z Krajowej Informacji Skarbowej informacji wynika, że powinna być to data sporządzenia raportu miesięcznego. Wiele modeli kas fiskalnych nie pozwala jednak na sporządzenie takiego raportu ostatniego dnia danego miesiąca, ale dopiero po jego zakończeniu, a więc dopiero w pierwszym dniu kolejnego miesiąca, przed rozpoczęciem rejestracji sprzedaży za ten kolejny miesiąc. Istotnym problem rodzi to dla przedsiębiorców, którzy korzystają z księgowych programów informatycznych lub księgowości internetowej. W programach tych bowiem, aby dany przychód został ujęty w utworzonym następnie pliku JPK w żądanym miesiącu, należy wpisać go z datą najpóźniej ostatniego dnia tego miesiąca. I w takiej formie data wystawienia zostanie ujęta w pliku JPK generowanym przez program informatyczny lub aplikację do księgowości internetowej. Zatem, jeśli kasa fiskalna nie pozwala na wygenerowanie raportu miesięcznego ostatniego dnia miesiąca, a dopiero pierwszego dnia miesiąca następnego, wpis zawierający dane sprzedażowe z tego raportu nie pojawi się w pliku wygenerowanym za mijający miesiąc, ale w pliku obejmującym następny miesiąc. Wobec powyższego, w przypadku kas fiskalnych pozwalających na wykonanie raportu miesięcznego dopiero pierwszego dnia następnego miesiąca, po zakończeniu miesiąca za który ma być sporządzony raport, przy zastosowaniu się do polecenia Krajowej Informacji Skarbowej, w ogóle nie będzie możliwości ujęcia sprzedaży paragonowej za dany miesiąc w pliku JPK. Jedynym sposobem na ujęcie sprzedaży paragonowej w pliku JPK będzie w takim przypadku oznaczenie w programie księgowym, jako daty wystawienia raportu, daty ostatniego dnia mijającego miesiąca, pomimo, że faktycznie  raport sporządzono pierwsze dnia kolejnego miesiąca. Trudno w tej chwili przewidzieć, czy i ewentualnie, jakie konsekwencje może to mieć w przypadku potencjalnej kontroli skarbowej. Wspomnieć w tym miejscu należy również, że niniejszy problem został w pełni scedowany na podatników i administracja podatkowa nie zamierza się nim zajmować. Zgodnie z odpowiedzią Krajowej Informacji Skarbowej na indywidualne zapytanie w tej sprawie,  w przypadku wykazywania w pliku JPK_VAT zbiorczo sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej, w pozycji w polu „data wystawienia” należy wpisać odpowiednio datę sporządzenia dowodu sprzedaży, zaś jeśli plik JPK_VAT generowany za pomocą komercyjnego programu jest nieprawidłowy należy się skontaktować z dostawcą tego oprogramowania.

Inną istotną uciążliwością będzie obowiązek składania korekty pliku JPK za każdym razem, gdy po wystawieniu  paragonu dla klienta-podatnika VAT, klient ten po jakimś czasie wróci po fakturę. W takim przypadku fakturę tę trzeba będzie wykazać w pliku JPK_VAT oraz odjąć kwotę tej faktury ze sprzedaży paragonowej, w której uprzednio była ujęta. Tak skorygowany plik trzeba będzie wysłać ponownie, a że opisane sytuacje zdarzają się przedsiębiorcom dość często, korekty te trzeba będzie wielokrotnie ponawiać.

W kontekście wspominanych wybranych wątpliwości warto wspomnieć o szkoleniach na temat pliku JPK, jakie przez okres listopada, a później również i grudnia organizowane były dla mikroprzedsiębiorców we wszystkich urzędach skarbowych na terenie kraju. Z dokonanych przez autora niniejszego tekstu obserwacji rysuje się obraz dość niepokojący. Szkolenia oparte były o prezentacje multimedialne, które nie zawsze trafiały do danego urzędu skarbowego w czasie umożliwiającym ich pracownikom, mającym szkolenie przeprowadzić, czas na zapoznanie się z nimi. Prowadzący szkolenie często nie byli również w stanie odpowiedzieć na nurtujące uczestników pytania, czy wątpliwości, bowiem nie otrzymali w tym zakresie wiadomości z ministerstwa. Warto przy tym przyjrzeć się charakterystyce branżowej uczestników szkoleń. W szkoleniu, w którym miał okazję brać udział autor tekstu, większość uczestników stanowili nie mikroprzedsiębiorcy, ale mający ich obsługiwać księgowi i to z ich strony padało najwięcej, z reguły dość szczegółowych i przemyślanych pytań. Dobrze ilustruje to stan niepewności, co do praktycznego wypełniania nowych obowiązków, zarówno po stronie organów podatkowych, jak i samych podatników.

Zrozumienia sposobu funkcjonowania, a przede wszystkim sposobu prawidłowego tworzenia plików JPK nie ułatwiają również przygotowane przez Ministerstwo Finansów instrukcje (do pobrania ze strony http://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/struktury-jpk) dotyczące poszczególnych struktur JPK. Dodać w tym miejscu należy, że plik JPK_VAT to nie jedyna forma jednolitych plików kontrolnych w ogóle, z tym że w chwili obecnej obowiązkiem comiesięcznego przekazywania objęta jest jedynie struktura zawierająca ewidencję sprzedaży i zakupów VAT. Poza tym jednak stworzono struktury, które przekazywane mają być na żądanie organów podatkowych (od 1 lipca 2018 r.): księgi rachunkowe – JPK_KR; wyciąg bankowy – JPK_WB; magazyn – JPK_MAG; faktury VAT – JPK_FA; podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR; ewidencja przychodów – JPK_EWP, a w przyszłości być może i obowiązkowo, co może być związane z planowanym zniesieniem obowiązku składania deklaracji VAT-7. Z tego względu, w przypadku samodzielnego prowadzenia księgowości, warto już w tej chwili zaopatrzyć się w program lub aplikację księgową, dzięki którym będzie można ewidencjonować dane pozwalające generować także i te struktury pliku JPK.

Ministerstwo Finansów udostępniło do pobrania aplikację pozwalającą na wygenerowanie pliku JPK_VAT w oparciu o przygotowaną przez siebie tabelę w arkuszu kalkulacyjnym, którą należy uzupełnić o wszystkie niezbędne dane księgowe, zgodnie z zasadami opisanymi w przygotowanej broszurze informacyjnej. Sama tabela jest jednak bardzo nieczytelna, zaś broszura skomplikowana i skierowana raczej do informatyków. Wypełnioną tabelę arkusza kalkulacyjnego należy zaimportować do wspomnianej aplikacji opracowanej przez ministerstwo, by wygenerować na jej podstawie plik JPK_VAT, a następnie wysłać go. Aplikacja nosi nazwę KLIENT JPK 2.0 i można pobrać ją w zakładce „Jak złożyć JPK_VAT” ze strony http://www.finanse.mf.gov.pl/pp/jpk/jpk-dla-mikroprzedsiebiorcow. Oczywiście, do potwierdzenia danych podmiotu wysyłającego plik JPK konieczne jest  posiadanie certyfikatu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Opcja wysyłki pliku JPK_VAT poprzez wspomnianą aplikację skierowana jest raczej do mikroprzedsiębiorców, którzy będą chcieli samodzielnie wysyłać pliki JPK, a stosowane przez nich informatyczne lub internetowe rozwiązania księgowe nie będą umożliwiały wysyłki pliku bezpośrednio z poziomu tego programu informatycznego lub aplikacji internetowej. Podkreślić trzeba, że aplikacja ta w żadnym razie nie jest programem do fakturowania, czy prowadzenia księgowości i nie zastąpi takich programów.

W połowie grudnia Ministerstwo Finansów udostępniło mikroprzedsiębiorcom jeszcze jedno rozwiązanie - prosty program księgowy „e-mikrofirma” do ewidencjonowania sprzedaży i zakupów VAT, skierowany do osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą generującą niewielką ilość dokumentacji księgowej. Program ten, podobnie jak aplikację KLIENT JPK 2.0, pobrać można ze strony internetowej ministerstwa. Warto zwrócić uwagę na niewielką funkcjonalność wspomnianej aplikacji. Aplikacja umożliwia jedynie wystawianie faktur VAT oraz faktur korygujących i ewidencjonowanie faktur kosztowych. Nie przewidziano jednak odrębnego procesu wprowadzania sprzedaży ewidencjonowanej za pomocą kasy fiskalnej. Ponadto aktualna wersja programu „e-mikrofirma” nie zawiera, zdawałoby się kluczowej funkcji, jaką stanowi możliwość generowania oraz wysyłki pliku JPK_VAT, choć, jak zapowiada Ministerstwo Finansów, udostępnienie nowej wersji aplikacji „e-mikrofirma”, która pozwoli na generowanie i wysyłanie JPK_VAT, planowane jest na koniec stycznia 2018 roku.

Przyglądając się tempu działań Ministerstwa Finansów w zakresie przygotowania mikroprzedsiębiorców do nałożonych na nich obowiązków, nie sposób nie odnieść wrażenia, że czynności ministerstwa podejmowane są zdecydowanie za późno, zaś cały ciężar działań związanych z wdrożeniem JPK przerzucony został na najmniejszych przedsiębiorców pozbawionych zaplecza informatycznego, czy księgowego, jakim mogą wesprzeć się duże firmy. O ile zatem wprowadzenie obowiązków dotyczących JPK pośród największych firm obeszło się bez istotnych komplikacji, o tyle w przypadku najmniejszych przedsiębiorców istnieją uzasadnione obawy, że podobny scenariusz może się nie powtórzyć. Nie wróży to dobrze sprawnemu i bezproblemowemu realizowaniu obowiązków w zakresie JPK przez podatników i nie poprawia przy tym zaufania przedsiębiorców do fiskusa. Ostatecznie, czy powyższe przewidywania się sprawdzą, będzie można mówić najwcześniej po 25 lutego 2018 r., kiedy to upłynie termin złożenia pierwszego pliku JPK_VAT przez mikroprzedsiębiorców.